Installation
Paperless-ngx wird per Docker aufgesetzt, inklusive OCR-Sprachen (z. B. Deutsch) und sicherer Anmeldung.
Dokumentenmanagement, OCR und PDF
Paperless-ngx
Produktiv betreut Kostenlos nutzbar GPL-3.0
Das papierlose Büro: Paperless-ngx liest, verschlagwortet und archiviert Ihre Dokumente automatisch – durchsuchbar und revisionssicher.
Was ist das?
Was ist Paperless-ngx?
Paperless-ngx ist ein quelloffenes Dokumentenmanagement-System. Eingescannte oder digital eingehende Dokumente werden per OCR in durchsuchbaren Text umgewandelt, automatisch verschlagwortet (Korrespondent, Dokumenttyp, Tags) und zentral abgelegt. Statt in Ordnern und auf Laufwerken zu suchen, finden Sie jedes Dokument in Sekunden über die Volltextsuche. Alles läuft self-hosted auf Ihrer eigenen Infrastruktur.
Einsatz im Unternehmen
Wofür eignet es sich?
Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, Behördenpost: Paperless-ngx macht aus dem Papierstapel ein durchsuchbares Archiv. Eingehende Dokumente werden automatisch erkannt und einsortiert, Aufbewahrungsfristen lassen sich nachhalten, und mehrere Mitarbeitende greifen mit klaren Rechten auf denselben Bestand zu – ideal als Basis für ein wirklich papierloses Büro.
Dokumentenserver
E-Mail-Import
Scanworkflow
Digitales Archiv
Passt es zu Ihnen?
Wann Paperless-ngx sinnvoll ist – und wann eher nicht
Sinnvoll, wenn …
- Sie haben viel Papier oder PDF-Eingang (Rechnungen, Verträge, Post)
- Dokumente sollen durchsuchbar und schnell auffindbar sein
- Mehrere Personen brauchen geregelten Zugriff auf denselben Bestand
- Sie möchten Aufbewahrung und Ablage strukturiert und nachvollziehbar regeln
Eher nicht, wenn …
- Sie verarbeiten kaum Dokumente – dann ist der Aufwand unverhältnismäßig
- Sie benötigen ein vollwertiges, zertifiziertes Vertragsmanagement mit Workflow-Engine
- Es soll ausschließlich in der Cloud ohne eigene Infrastruktur laufen
Umsetzung
Wie Noveris Paperless-ngx einrichtet
Vom Scanner-Eingang bis zur fertigen Volltextsuche – einsatzbereit eingerichtet.
Eingänge
Wir richten die Eingänge ein: Scanner-Ordner, E-Mail-Postfach oder Upload – Dokumente landen automatisch im System.
Regeln & Tags
Automatische Verschlagwortung, Korrespondenten und Dokumenttypen werden auf Ihre Ablagelogik abgestimmt.
Betrieb
Backups der Datenbank und Dokumente, Updates und Monitoring – damit das Archiv langfristig sicher bleibt.
Betrieb & Datenschutz
Self-hosted, DSGVO-konform und gewartet
Self-hosted
Paperless-ngx läuft self-hosted auf Ihrem Server oder NAS. Ihre Dokumente liegen physisch bei Ihnen, nicht bei einem Cloud-Anbieter.
Datenschutz
Sensible Unterlagen verlassen das Haus nicht. Zugriffsrechte regeln, wer welche Dokumente sehen darf – passend zu DSGVO und interner Vertraulichkeit.
Wartung
Noveris kümmert sich um Backups (Datenbank + Dateien), Updates, OCR-Aktualisierungen und Monitoring der Eingänge.
Häufige Fragen
FAQ – Paperless-ngx
Ersetzt Paperless-ngx unsere Buchhaltung?
Nein. Es ist ein Dokumentenarchiv, keine Buchhaltung. Es ergänzt Ihre Abläufe ideal als auffindbares Belegarchiv und lässt sich mit Automatisierung (z. B. n8n) verbinden.
Funktioniert die OCR auch auf Deutsch?
Ja. Die Texterkennung unterstützt Deutsch und viele weitere Sprachen, auch bei gemischten Dokumenten.
Ist das revisionssicher / GoBD-konform?
Wir richten Abläufe so ein, dass typische Anforderungen erfüllt werden können. Die rechtliche Bewertung im Einzelfall trifft Ihr Steuerberater.
Wie kommen Dokumente ins System?
Über einen überwachten Scan-Ordner, ein E-Mail-Postfach, manuellen Upload oder automatisiert per Workflow – ganz nach Ihrem Eingang.
Werkzeugkasten
Weitere Tools im Detail
Soll Noveris Ihr papierloses Büro aufsetzen?
Wir richten Paperless-ngx ein, binden Ihre Eingänge an und sorgen für ein sicheres, durchsuchbares Archiv.