Workflow-Orchestrierung
Verbindet die Schritte und stößt sie automatisch an. z. B. n8n, Make
Demo · Buchhaltung
Rechnungseingang
Rechnungseingang
automatisieren
Aus der typischen E-Mail-Schleife wird ein klar strukturierter Prozess: automatische Erkennung, definierte Freigaben und lückenloser Status.
Das Problem
Rechnungen kosten Zeit, bevor sie überhaupt bezahlt sind
Eine Rechnung kommt per Mail, wird lokal abgelegt, in einer Excel-Liste ergänzt und per „Kannst du mal freigeben?"-Mail durchs Haus geschickt. Niemand kennt den Status, Skonti verfallen, Nachfragen häufen sich. Mit Prozessautomatisierung und Dokumentenautomatisierung wird daraus ein definierter, nachvollziehbarer Ablauf.
Vorher · Nachher
So verändert sich der Ablauf
Vorher
- PDF kommt per E-Mail
- Mitarbeiter speichert lokal ab
- Excel-Liste wird manuell ergänzt
- Freigabe per „Kannst du mal…"-Mail
- Niemand kennt den Status
- Skonti verfallen, weil zu spät bezahlt
Nachher
- Rechnung landet im definierten Eingang
- Beträge & Lieferant automatisch ausgelesen (OCR)
- Kostenstelle und Projekt zugeordnet
- Strukturierter, nachvollziehbarer Freigabeprozess
- Status jederzeit einsehbar
- Fristen und Skonti werden eingehalten
Ablaufdiagramm
Schritt für Schritt automatisiert
Eingang
Mail, Upload oder Scan
Auslesen
OCR: Betrag, Lieferant, Fälligkeit
Zuordnen
Kostenstelle & Projekt
Freigabe
Richtige Person prüft
Buchung & Archiv
Revisionssicher abgelegt
Unter der Haube
Welche Tools könnten dahinterstecken?
Beispielhafte Bausteine – wir verbinden bevorzugt Ihre bestehenden Systeme, statt sie zu ersetzen.
OCR / Belegerkennung
Liest Betrag, Lieferant und Fälligkeit aus PDFs und Scans. z. B. Tesseract, Cloud-OCR
Dokumentenmanagement
Revisionssichere Ablage mit sprechenden Namen und Versionen. z. B. Paperless-ngx, ecoDMS
Buchhaltungs-Anbindung
Übergabe der geprüften Belege an Ihre Buchhaltung. z. B. DATEV-Schnittstelle
Typischer Zeitgewinn
Was am Ende dabei herauskommt
30–40 Std.
pro Monat (Beispiel)
Weniger Tippen, Suchen und Nachfragen
Bei rund 200 Eingangsrechnungen im Monat entfällt der Großteil der manuellen Erfassung und Ablage. Freigaben laufen strukturiert statt per Zuruf – und niemand muss mehr nach dem Status fragen.
Orientierungswert – die tatsächliche Entlastung hängt von Volumen, Datenqualität und Prozess ab.
Mit Ihren eigenen Werten rechnen
Wie viele Rechnungen verarbeiten Sie im Monat – und wie lange dauert eine heute? Rechnen Sie Ihren konkreten Zeitgewinn in 30 Sekunden aus.
Weitere Beispiele
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Häufige Fragen
FAQ – Rechnungseingang automatisieren
Funktioniert das auch mit Papierrechnungen?
Ja. Gescannte oder fotografierte Belege werden per OCR ausgelesen. Unsichere Felder werden zur Prüfung markiert.
Müssen wir DATEV oder unsere Buchhaltung wechseln?
Nein. Wir docken an Ihre bestehende Buchhaltung an und übergeben die geprüften Belege.
Wie wird mit Erkennungsfehlern umgegangen?
Unsichere Werte werden markiert und manuell bestätigt. Das System lernt mit der Zeit dazu.
Ist das revisionssicher bzw. GoBD-konform?
Wir bauen Abläufe so, dass typische Anforderungen erfüllt werden können. Die rechtliche Bewertung im Einzelfall erfolgt durch Ihren Steuerberater.
Wie viele Rechnungen stapeln sich bei Ihnen?
Im kostenlosen Prozess-Check schauen wir auf Ihren konkreten Rechnungseingang und zeigen den schnellsten Hebel.