Leistung · Dokumentenautomatisierung

Aus PDF-Chaos
wird Struktur.

Rechnungen, Verträge, Formulare – automatisch erkennen, ablegen, weiterleiten und archivieren. Lesbar, auffindbar, weiterverarbeitbar.

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Was wir verarbeiten

Sechs Dokumententypen, die wir automatisieren

€

Rechnungen

Eingang, Auslesen, Prüfung, Freigabe – als sauberer Prozess.

Verträge

Mit Metadaten, Fristen und automatischen Erinnerungen vor Ablauf.

Angebote & Bestellungen

Eingang, Vergleich, Freigabe und Übergabe ins Bestellwesen.

Lieferscheine

Wareneingang dokumentiert und mit Bestellungen abgeglichen.

Formulare

Anträge, Anmeldungen, interne Formulare als digitaler Workflow.

Bewerbungen

Bewerbungseingang strukturiert, indexiert und in Akten überführt.

Was steckt dahinter

Vier Bausteine, die zusammen wirken

01

OCR & Auslesen

Auch Scans und Fotos werden zu durchsuchbarem Text – mehrsprachig.

02

Strukturierte Ablage

Klare Ordnerlogik, sprechende Dateinamen, Versionen.

03

Freigaben

Wer prüft, wer gibt frei, wer wird benachrichtigt – nachvollziehbar.

04

Archivierung

Aufbewahrungsfristen werden eingehalten, Zugriff bleibt geregelt.

Beispielprozess

Rechnungseingang – fünf Schritte, automatisch

Eingang

Mail / Upload / Scan

Auslesen

Lieferant, Betrag, Fälligkeit

Zuordnen

Kostenstelle, Projekt

Freigabe

Richtige Person prüft

Archiv

Revisionssicher

Häufige Fragen

FAQ – Dokumentenautomatisierung

Funktioniert das auch mit handschriftlichen Notizen?
Eingeschränkt ja. Druckschrift wird gut erkannt. Für gemischte Eingaben kombinieren wir OCR mit menschlicher Prüfung.
Wie sieht es mit Datenschutz und GoBD aus?
Wir bauen Lösungen so, dass typische Anforderungen erfüllt werden können. Die rechtliche Bewertung im Einzelfall erfolgt durch Ihren Steuerberater oder Datenschutzbeauftragten.
Müssen wir unser DMS wechseln?
Nein. Wir docken bevorzugt an bestehende Systeme an.
Was passiert bei Erkennungsfehlern?
Unsichere Felder werden markiert und manuell bestätigt. Mit der Zeit lernt das System dazu.


Welche Dokumentenflut möchten Sie endlich strukturieren?

Wir analysieren Ihre Abläufe und zeigen, wo Automatisierung und lokale KI wirklich Wirkung entfalten.

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